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Cliente: El último informe que enviaste no es de mi agrado, por favor rehazlo.

Asociado: Claro, lo tendré listo para mañana.

…

Al principio, nada parece estar mal con la conversación anterior. Pero si observa cuidadosamente, el asociado ya se ha empujado a sí mismo en un ciclo agotador de ida y vuelta.

El asociado no ha preguntado cuál es el “gusto” del cliente, por lo tanto, realmente no sabe qué tiene de malo. Su mejor oportunidad es una suposición vaga, que refleja habilidades inadecuadas de comunicación con el cliente.

De manera similar, cuando se trata de una comunicación efectiva con el cliente, estas ineficiencias pueden resultar en pérdida de productividad, relaciones profesionales deterioradas y, en el peor de los casos, pérdida de negocios.

Entonces, ¿cómo comunicarse efectivamente con el cliente?

La respuesta está en desarrollar hábitos saludables de comunicación. Ya tiene muchos de ellos, pero para llevar las interacciones con sus clientes más allá de lo satisfactorio, sugerimos inculcar los siguientes componentes en sus habilidades sociales.

Antes de eso, respondamos algunas preguntas elementales que son críticas para una comunicación efectiva con el cliente.

Tabla de contenido

  • ¿Qué es la comunicación con el cliente?
  • ¿Qué son las habilidades de comunicación con el cliente?
  • ¿Por qué es importante la comunicación efectiva con el cliente?
    • No estropea las expectativas
    • Reduce el desorden
    • Construye una relación con el cliente
    • Mantiene el proyecto alineado
  • 6 tácticas para una comunicación efectiva con el cliente
    • 1. Tener una Conexión Emocional con el Cliente
    • 2. Mantenga la comunicación concisa, clara y basada en el contexto
    • 3. Controle el tono
    • 4. Use énfasis y subordinación apropiadamente
    • 5. Sea un oyente activo
    • 6. Utilice una herramienta de comunicación con el cliente
  • ¿Cómo elegir una herramienta de comunicación con el cliente para su negocio?
    • Elementos imprescindibles del software de comunicación con el cliente
  • Comuníquese con los clientes mediante ProofHub
      • Conclusión

¿Qué es la comunicación con el cliente?

La comunicación con el cliente implica el informe, las discusiones y la transferencia de conocimiento que tiene lugar entre un proveedor de servicios (empresa) y un buscador de servicios (cliente) para el cumplimiento de un proyecto.

Morgan Stanley, el banco de inversión, es cliente de Deloitte, la firma contable.

Por lo tanto, los asociados de Deloitte se comunicarán con los gerentes de Morgan Stanely para conocer todos los servicios que Morgan Stanley obtiene de Deloitte.

De la misma manera, las empresas de servicios se comunican constantemente con sus empresas clientes según sus Acuerdos de Nivel de Servicio. Esto incluye todo, desde informes, planificación de proyectos, videoconferencias, sesiones informativas y correos electrónicos.

La comunicación efectiva con el cliente tiene un papel fundamental para mantener las relaciones comerciales saludables y garantizar que la calidad del proyecto se mantenga según las expectativas.

Si tiene un rol de cara al cliente, sus habilidades de comunicación tienen el poder de hacer o deshacer cosas. Por lo tanto, su necesidad de perfeccionar las habilidades constantemente y construir una sólida estrategia de comunicación con el cliente.

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¿Qué son las habilidades de comunicación con el cliente?

Las habilidades de comunicación con el cliente son una combinación de habilidades lingüísticas, interpersonales y emocionales que le permiten tener conversaciones claras, significativas y emocionalmente conscientes con el cliente.

No sorprende que las comunicaciones con los clientes tiendan a desviarse y que el espacio para los malentendidos sea omnipresente. Un comunicador hábil sabe cómo atravesar las comunicaciones de manera efectiva, dejando poco o ningún margen de error.

Un comunicador hábil puede identificarse con los siguientes elementos en sus conversaciones:

  • Empatía
  • Tono de voz amistoso
  • Escucha activa
  • Cortesía
  • Paciencia
  • Habilidad para manejar argumentos.
  • Lógico pero sabio
  • Fácil de entender

La comunicación con el cliente es algo que se aprende mejor con la experiencia. Sus habilidades blandas y sus habilidades generales de comunicación contribuyen en gran medida a desarrollar excelentes habilidades de comunicación con el cliente.

¿Por qué es importante la comunicación efectiva con el cliente?

Las conversaciones dan forma a las experiencias.

Así como una conversación agradable con un amigo puede ayudar a aliviar el estrés, una conversación significativa con el cliente le permitirá impulsar las relaciones comerciales. Establezcamos la importancia de la comunicación con el cliente mediante la comprensión de los beneficios que se ofrecen.

  • No estropea las expectativas

Si pides Choco Latte Coffee en tu café favorito y te sirven un Espresso, te sentirás incómodo. Esto se debe a que tus expectativas se han defraudado.

Al atender a los clientes, es de la misma manera. Cuando la comunicación es clara, el cliente sabe qué esperar y cuándo esperar. De esta manera, sienten que les están sirviendo lo que les piden, a diferencia del Espresso.

Un informe de McKinsey afirma que el 70 % de los clientes atribuyen su experiencia al trato que reciben. Las expectativas bien cumplidas conducen a una experiencia más feliz y generan un sentido de profesionalismo.

  • Reduce el desorden

Las conversaciones efectivas son más como el elefante en la habitación que como una aguja en el pajar. El contexto es fácil de abordar y la agenda es fácilmente identificable.

No sorprende que al 85 % de las personas les resulte irritante tener que repetir información mientras trabajan con otras empresas. En los proyectos modernos, esto sucede cuando se acumula el desorden. La comunicación efectiva reduce el desorden y aborda claramente el mensaje.

Con menos desorden con el que lidiar, las instrucciones son fáciles de procesar para el equipo de ejecución.

  • Construye una relación con el cliente

Los buenos comunicadores siempre hacen que los oyentes se sientan bien consigo mismos porque intentan establecer una relación. En presencia de una fuerte relación, incluso las cosas difíciles pueden manejarse sin perder la confianza del cliente, promoviendo así la lealtad.

Un estudio muestra que los clientes leales tienen 4 veces más probabilidades de recomendar su negocio a otras personas.

  • Mantiene el proyecto alineado

La mala comunicación con el cliente a menudo conduce a la desalineación del proyecto. Las tareas se ven plagadas de retrasos y los plazos se echan a perder.

Mientras que, si la comunicación es precisa, el proyecto se ejecuta sin problemas al ritmo deseado, incluso cuando hay contratiempos.

También vale la pena señalar que la desorganización puede generar desinterés del cliente. Aparentemente, el 74% de las personas han dejado de tratar con empresas que carecen de una organización interna satisfactoria.

¿Cómo mejorar la comunicación con el cliente?

Es un hecho bien establecido que 8 de cada 10 profesionales califican su propia comunicación comercial como promedio o por debajo del promedio.

De ninguna manera esta estadística socava su capacidad para comunicarse de manera efectiva. Se trata de descubrir nuevas habilidades y cuidar pequeños tecnicismos que los clientes suelen notar más.

Así que aquí hay algunas tácticas y mejores prácticas de comunicación con el cliente, con ejemplos que aumentarán sus habilidades de comunicación con el cliente.

6 tácticas para una comunicación efectiva con el cliente

1. Tener una Conexión Emocional con el Cliente

Los espacios profesionales pueden no ser espacios emocionales, pero los humanos sí lo son.

Para interpretar mejor al cliente, es necesario conectarse con él a nivel emocional. No significa que tengas que tratar sus problemas de ira o participar en conversaciones intelectuales. Más bien significa ser consciente de las connotaciones sentimentales.

La conexión emocional se aprende principalmente en el trabajo. Pero tener una comprensión de lo que implica te ayudará a desarrollarlo muy bien.

Constituye cuatro elementos primarios:

  • Autoconciencia: comprender cómo reacciona ante ciertas emociones para que pueda identificar declaraciones emocionales en una conversación.
  • Autogestión: estar sincronizado con sus pensamientos durante la conversación para que las emociones no lo dominen.
  • Conciencia social: una comprensión general de la configuración social, las obligaciones, la etiqueta y el decoro cuando se sienta con el cliente.
  • Empatía: la capacidad de comprender la perspectiva del cliente como propia y responder en consecuencia.

Por qué importa

La conexión emocional es un componente necesario para gestionar las relaciones con los clientes porque te permite captar el contexto más profundo de la comunicación.

Te prepara para lidiar con los estallidos emocionales e interpretar la comunicación de una manera más humana. De esta manera puedes manejar la conversación y la relación de manera saludable.

Como dicen, si puedes ser tú mismo con las personas con las que haces negocios, estás en buena compañía.

Ejemplo:

Cliente: ¡He estado siguiendo durante una semana! Urghh. ¿Por qué el error tarda tanto en corregirse? ¿Por qué no puedes arreglarlo ahora?

Escenario 1

Asociado: Tenga paciencia, lo estamos arreglando. Es algo que lleva tiempo. Deberías entenderlo.

Respuestas del cliente: Sí, bueno, lo estás haciendo parecer como un error mío, y ¿cuánto tiempo más tomará esto? Estoy perdiendo los estribos en esto ahora.

Escenario – 2

Asociado: Me doy cuenta de que este error en particular está demorando más de lo habitual y, créanme, tenemos a nuestra mejor gente trabajando en ello. Le pido un poco de paciencia, deberíamos poder arreglarlo sin más demoras. Además, nos ayudará a prepararnos mejor para errores similares.

Respuestas del cliente: Bien, gracias por explicar el problema, espero solucionarlo pronto. Mantenme informado.

Como es evidente, en el Escenario – 2, la respuesta del cliente parece bastante tranquila y el temperamento parece haber bajado, lo que claramente no es el caso en el Escenario 1.

2. Mantenga la comunicación concisa, clara y basada en el contexto

A menudo se dice: “Es fácil decir cosas difíciles y difícil decir cosas fácilmente. ”

El verdadero arte de la comunicación efectiva radica en expresarse de una manera fácil de digerir.

Pero, ¿cuál es esa forma “fácil de digerir”?

Algo es fácil de digerir cuando;

  • Se dice con palabras cuidadosamente escogidas y una dicción sencilla.
  • Explica la perspectiva del orador en la cantidad justa de palabras.
  • Se dice que tiene en cuenta la autoridad, el estado y la relevancia del oyente.

En nuestro caso, estas declaraciones se traducen de la siguiente manera;

  • Comunique factores importantes como el estado del progreso, la fecha límite, el costo, etc., en términos definidos. Evite el uso de términos como “casi”, “quizás”, “numerosos”, ya que pueden generar confusión.
  • Mantenga las conversaciones de sus clientes basadas en la agenda. Mantenga discusiones que importen en este momento y planee cuándo discutir qué. Tratar de incluir demasiado en una sola conversación puede ser contraproducente.
  • Ser consciente de cómo cierta información será recibida por el cliente. Preste atención al contexto de la agenda en cuestión y a quién se le está informando.

por qué importa

El propósito de mantener la comunicación con el cliente clara, concisa y basada en el contexto es evitar confusiones mientras se ejecuta el proyecto. Le permite administrar de manera saludable las expectativas del cliente y evitar que el compromiso excesivo o las afirmaciones falsas entren en escena.

Es fácil perder el contexto en un proyecto grande y las cosas aparentemente simples pueden volverse patas arriba. Por lo tanto, siempre se recomienda hacer un esfuerzo adicional para mantener el contexto.

El software moderno de comunicación con el cliente lo ayuda a mantener el contexto en sus conversaciones con ayudas visuales y anotaciones enriquecidas. Puede comunicar su punto de manera elaborada sin decir demasiado utilizando las herramientas adecuadas.

Una de estas herramientas es ProofHub, que le permite mantener vivo el contexto en las sesiones de comunicación con sus clientes, con la ayuda de una ideología favorable a la colaboración.

  • Puede suscribir a los clientes a actualizaciones automáticas por correo electrónico sobre sus proyectos para que siempre estén informados.
  • Los clientes pueden comentar tareas, eventos de calendario y archivos para comentarios fácilmente.
  • También tiene Prueba de documentos con anotaciones en el archivo y comentarios que evitan que se produzcan errores contextuales.

Obtenga aprobaciones y comentarios de los clientes más rápido con la revisión inteligente de archivos de ProofHub. Vea cómo funciona.

Ejemplo:

Cliente: Entonces, he compartido el análisis de requisitos. ¿Podría revertir con un cronograma para el cumplimiento del proyecto?

Escenario 1:

Asociado: Claro. Lo revisaré y responderé con los pensamientos que mi equipo y yo tenemos en algún momento. ¡Gracias!

Respuesta del cliente: ¿Podría darnos más claridad sobre cuándo podría hacerlo? No estoy seguro de las cosas aquí.

Escenario – 2:

Asociado: Gracias por el análisis de requisitos, lo discutiré con el equipo y compartiré el cronograma del proyecto mañana a las 5:00 p. m. En caso de que tenga preguntas de seguimiento, se lo haré saber a las 11 a. m. de la mañana.

Respuesta del cliente: ¡Perfecto, gracias! Agradezco la respuesta detallada.

En el Escenario 2, el asociado ha mencionado una fecha y hora definidas en las que el cliente debe esperar la respuesta. El asociado también ha informado sobre el requisito de preguntas adicionales que mantendrán al cliente listo, asegurando un flujo fluido del proyecto.

3. Controle el tono

La mayoría de las veces, “cómo” se dicen las cosas es más importante que “qué” se dice.

Si alguna vez ha tomado un programa de capacitación en comunicación con el cliente, sabrá por qué se pone tanto énfasis en el tono y la voz. Esto es cierto tanto para la comunicación verbal como para la escrita.

El tono de voz y la forma en que se usa en la conversación refleja las connotaciones ocultas, que están abiertas a interpretaciones no deseadas.

  • Si el tono es flojo, el cliente puede interpretarlo como una falta de interés en su proyecto.
  • Si el tono es duro, el cliente puede pensar que le estás faltando al respeto.
  • Si el tono es demasiado estricto, al cliente le puede resultar difícil comunicarse abiertamente.
  • Si el tono es reacio, el cliente puede encontrar al asociado poco confiado.

Por lo tanto, incluso si nunca tuvo la intención de ser relajado, duro, estricto o reacio, su tono podría delatarlo. En la mayoría de los casos, nos comunicamos con las mejores intenciones pero el tono cambia totalmente el impacto. Y en la lucha entre intenciones e impacto, el impacto siempre gana.

Los clientes son los más felices cuando el tono es profesional. Si se pregunta qué implica el tono profesional, aquí hay algunos puntos útiles:

  • Muestra confianza.
  • Sea cortés y sincero.
  • Utilice un lenguaje que no sea discriminatorio e imparcial.
  • Siempre tenga en mente “cómo esto beneficia al cliente”.
  • Evite el tono de naturaleza acusatoria.

por qué importa

Al usar el tono correcto con el cliente, se asegura de que el mensaje que intenta comunicar se reciba según lo previsto.

Es una de las principales habilidades de comunicación con el cliente que le permite tener un flujo fluido de conversación. También lo ayuda a construir una relación con el cliente y formular una relación sólida con el cliente.

A veces, el tono correcto hace que las conversaciones difíciles sean más fáciles de digerir y mantiene un sentido de respeto mutuo con el cliente.

Ejemplo:

Cliente: ¿Podría actualizarme sobre el estado de la tarea urgente que vence hoy? No puedo encontrar los entregables, ya han pasado 2 horas de la fecha límite.

Escenario 1

Asociado: Lamento que no se haya podido realizar esa tarea y olvidé decírtelo. No me diste suficiente tiempo para eso.

Respuesta del cliente: ¿Qué? ¿Me estás diciendo esto ahora? ¡Nunca pediste un tiempo adicional! Esto no tiene sentido.

Escenario – 2

Asociado: Me produce mucha incomodidad informarles que la tarea está un poco desviada. Te pregunto esto de manera inoportuna, pero sería genial si pudieras extender el plazo unas horas más. Deberíamos poder completarlo sin falta, ¡gracias!

Respuesta del cliente: Ya debería estar hecho, pero unas pocas horas está bien, puedes informarme una vez hecho.

En este caso, al abordar un retraso, un tono no asertivo y considerado ha ayudado a aliviar la situación. Siempre se recomienda cuidar el tono en conversaciones difíciles.

4. Use énfasis y subordinación apropiadamente

Es seguro asumir que ciertas ideas requieren más atención que otras. Es posible que desee enfatizar los beneficios de su producto, pero minimice los costos si tienden a ser más altos en la competencia.

Usa el énfasis cuando quieras enfatizar una idea que IMPORTA MÁS.

Siempre puede subordinar la idea que requiere menos atención, ya que podría no ser el objetivo central de la conversación, y solo tomar más tiempo para comunicarse, en general.

En las dos oraciones anteriores, el concepto de subordinación ya está minimizado, mientras que el concepto de énfasis se destaca claramente.

Así es como puede hacer llegar su mensaje al cliente de manera efectiva.

Tácticas para enfatizar y subordinar en una reunión con el cliente;

  • Delegue más tiempo a las ideas que necesitan énfasis y tráigalas a colación en la discusión con prontitud.
  • Use un tono de preocupación para comunicar ideas importantes y manténgalo estable cuando tenga que subordinar una idea.
  • En la comunicación escrita, use pistas de formato para resaltar ideas que necesitan atención inmediata.
  • Puede optar por comunicar ideas importantes en voz activa, mientras que es mejor dejar las ideas subordinadas en voz pasiva.
  • Si está utilizando un software de gestión de proyectos, use pistas de color o etiquetas de proyecto para asignar prioridades a las ideas que se comunican al cliente.

por qué importa

Tener una segregación clara de lo que debe colocarse en la parte superior, media e inferior lo ayudará a mantener la comunicación altamente organizada.

Las comunicaciones con los clientes tienden a volverse complejas. Si todas las ideas tienen la misma prioridad y tiempo, es posible que nunca pueda terminar una reunión. Por lo tanto, estar al tanto del pescado más grande para freír le permitirá tener conversaciones significativas, sin tener que comprometer la calidad.

Ejemplo:

Escenario 1

Cliente: ¿Cómo se ve el pronóstico de ventas para el segundo trimestre?

Asociado: El pronóstico de ventas PARECE MAL. No hemos alcanzado los objetivos del trimestre actual y lo único bueno que ha resultado es que la retroalimentación de nuestros clientes ha mejorado.

Respuesta del cliente: Oh, necesito hablar con su gerente sobre esto, podríamos considerar otra agencia a partir de ahora.

Escenario – 2

Asociado: Antes de entrar en el pronóstico de ventas, me gustaría mencionar que los comentarios de nuestros clientes han mejorado significativamente. Las calificaciones de satisfacción de nuestros clientes han aumentado considerablemente. En cuanto a las ventas del segundo trimestre, estamos un poco perdidos al mando, pero los esfuerzos están alineados positivamente.

Respuesta del cliente: Es bueno saber que los comentarios de los clientes han mejorado. Tenemos que trabajar en las ventas ahora. De todos modos, ¡gracias por las actualizaciones!

Aquí, la idea es dar la mala noticia al cliente poniendo énfasis en los aspectos positivos y subordinando los negativos. Si bien presenta los hechos tal como son, la ligera moderación en el lenguaje lo hace más digerible.

5. Sea un oyente activo

Escuchar es la habilidad de comunicación con el cliente más infravalorada.

Es fácil enumerar a los mejores oradores de todos los tiempos: Barack Obama, Nick Vujicic, Abraham Lincoln; pero ¿conoces a los mejores oyentes de todos los tiempos?

Esa es alguien a la que deberías aspirar a ser.

Es un hecho bien establecido que retenemos solo el 25-50% de las conversaciones que tenemos con alguien. Los clientes no son diferentes. Pero con la práctica de la escucha activa, este porcentaje se puede aumentar.

Los oyentes activos se convierten en comunicadores entusiastas.

Son capaces de absorber las instrucciones del cliente de forma precisa y exhaustiva con errores de interpretación mínimos. Cuando sea un oyente activo, podrá hacer las preguntas correctas, aclarar dudas rápidamente y asegurarse de haber entendido al cliente con precisión.

Para practicar la escucha activa, los siguientes puntos son de gran ayuda;

  • Practique la escucha enfocada que le ayuda a absorber información sin desviarse del tema.
  • Use reconocimientos como asentimientos verbales y palabras afirmativas, a intervalos constantes para que la conversación suene menos como un monólogo.
  • Involucre al orador con preguntas de seguimiento para obtener más información del orador.
  • Haga una pausa y reformule al hablante en los puntos en los que no esté seguro de algo.

por qué importa

La escucha activa lo ayuda a evitar confusiones, reduce los bucles de ida y vuelta con el cliente y previene las demoras que surgen de la absorción ineficiente de la información.

Puede reducir en gran medida los esfuerzos para completar un proyecto de cliente y mantener la productividad de su equipo con habilidades agudas de escucha activa.

Ejemplo:

Cliente: El primer punto del Informe A está en connivencia con el quinto punto del Informe B, compruebe por qué es así. Sería genial si pudiera resolver el Informe B hoy.

Escenario 1

Asociado: Como me lo había pedido, revisé los puntos y resolví el primer punto del Informe B, ya está hecho. Por favor revise.

Respuesta del cliente: ¡Oh, no, había pedido verificar el quinto punto del Informe B, no el primero! No me escuchaste con atención.

Escenario – 2

Asociado: Gracias por la revisión. Revisé ambos puntos y enmendé el primer punto en el Informe A y el quinto punto en el Informe B. Revise si todo está bien ahora.

Respuesta del cliente: Perfecto, eso es lo que había pedido. Gracias por la respuesta.

Aquí, el Escenario 1 es un caso típico de escucha inadecuada. El asociado no absorbió los comentarios con precisión, lo que retrasará esta tarea indefinidamente. Mientras que, en el Escenario 2, las cosas salieron según lo planeado.

6. Utilice una herramienta de comunicación con el cliente

A medida que el trabajo remoto se convierte en una forma de vida y las oficinas se vuelven móviles, la mayoría de las reuniones con los clientes se realizarán de manera virtual. No sorprende que el 55 % de los empleadores a nivel mundial ofrezcan oportunidades de trabajo remoto y que el 90 % de los trabajadores remotos lo recomienden fácilmente a sus amigos.

Teniendo en cuenta la naturaleza virtual de la comunicación, se hace evidente la necesidad de una herramienta de comunicación con el cliente confiable. Cuando la mayoría de los miembros del equipo, incluido el cliente, están dispersos geográficamente, se necesita más que llamadas telefónicas y videoconferencias para mantener una comunicación efectiva.

Por lo tanto, es necesaria una herramienta que pueda reunir a los miembros del equipo, clientes y gerentes de equipo en una plataforma central para la comunicación.

El sistema de comunicación con el cliente se convierte en una parte fundamental del proceso de comunicación y comprende muchas otras actividades, como la gestión de informes del cliente, la colaboración con el cliente y los informes de productividad.

Comienza a mejorar la forma en que te comunicas y colaboras con los clientes. Cambie a ProofHub.

por qué importa

Se encontró que el software de gestión de proyectos es un vínculo común entre el 77% de todos los proyectos de alto rendimiento.

El software de gestión de proyectos se utiliza invariablemente en lugar de las herramientas de comunicación con el cliente, formando la columna vertebral de los equipos altamente productivos. Por ello, estas herramientas han tomado el protagonismo para la gestión eficaz de equipos y clientes en entornos profesionales.

Si dirige un equipo remoto o busca renovar la comunicación con el cliente en la oficina, el uso de una herramienta de software puede ayudarlo a alcanzar el flujo y la eficacia que busca lograr.

¿Cómo elegir una herramienta de comunicación con el cliente para su negocio?

Una gran herramienta es siempre la que se adapta fácilmente a tu negocio y ofrece una buena relación calidad-precio.

Por lo tanto, cuando esté en el mercado para comprar herramientas de comunicación con el cliente, el primer paso es averiguar qué es exactamente lo que quiere.

Aquí hay algunos casos de uso típicos que admiten las herramientas de comunicación con el cliente;

Informes de clientes Alternativa de correo electrónico Atención al cliente y resolución Gestión de la relación con el cliente Cliente

Colaboración en proyectos

Reuniones de clientes

¿Te suena alguno de los casos de uso anteriores? En caso afirmativo, debe buscar una herramienta que se adapte a su caso de uso específico como su USP.

Muchas veces, no necesitará una suite de administración de proyectos completa y un ingenioso software de VoIP será suficiente. Mientras que algunas empresas, como TI, diseño gráfico, contabilidad, etc., necesitan cada pequeña actualización con el cliente, lo que requiere un software de colaboración sólido.

Una vez que haya descubierto el caso de uso exacto nativo de sus requisitos, considere los siguientes factores para reducir aún más su búsqueda.

Elementos imprescindibles del software de comunicación con el cliente

Fácil incorporación de clientes

La herramienta debería permitirle crear fácilmente cuentas para todas las partes interesadas del lado del cliente. En la mayoría de los casos, obtendrá una opción de importación de CSV o una opción de registro de autoservicio. Asegúrese de que esto no esté mal en la herramienta.

Ofrece colaboración multiusuario

Las reuniones con los clientes rara vez son uno a uno. Tendrá varias personas en la oficina intercambiando información con el cliente, lo que hace necesario ofrecer funciones de colaboración multiusuario. En pocas palabras, su equipo y el equipo del cliente deberían poder usar la misma herramienta sin problemas.

Notificaciones por correo electrónico y móviles

Si pierde un mensaje de chat en LinkedIn, también recibe una notificación por correo electrónico y un ping de la aplicación móvil. De manera similar, su herramienta debe enviar correos electrónicos cada vez que se comparte una actualización con el cliente. Tener una solución de aplicación móvil para notificaciones push instantáneas será muy útil.

Provisión para comentarios del cliente

Las herramientas deben ofrecer funciones como anotaciones, comentarios o chat, para capturar la retroalimentación fácilmente. Esto no solo ayuda a mantener una comunicación bidireccional, sino que también reduce la necesidad de llamadas telefónicas frecuentes.

Precios escalables

Siempre es aconsejable buscar una herramienta que no imponga restricciones de precio a su equipo o clientela en crecimiento. Elija una opción que haga que escalar sea rentable para usted. Algo que pueda acomodar sus planes de expansión durante al menos un año.

Comuníquese con los clientes mediante ProofHub

ProofHub hace que la comunicación con el cliente sea efectiva, lo que le permite discutir, idear e informar sobre proyectos de clientes, todo usando una sola herramienta.

Los clientes son los más felices cuando se sienten a cargo de su proyecto. ProofHub le permite brindar esa experiencia de primera clase al hacer que sus clientes sean una parte integral de su proceso.

ProofHub no solo verifica los elementos imprescindibles de la comunicación con el cliente, sino que también ofrece una solución adecuada para que su equipo interno se mantenga productivo.

Es tan beneficioso para el servicio al cliente como para administrar su equipo interno.

Una ventaja definitiva es su tarifa mensual fija que le permite crear tantos proyectos y contratar a tantos clientes como desee.

Eche un vistazo más de cerca a ProofHub, comience con una prueba gratuita de funciones completas con solo un clic.

Conclusión

¿Listo para hacer de la comunicación con el cliente su punto fuerte?

Siga los consejos de comunicación efectiva con el cliente que se mencionan en este artículo y comience a aplicar lo aprendido en su trabajo. Estoy seguro de que hay más habilidades de comunicación con el cliente de lo que podría cubrir en este fragmento, y me encantaría saber su opinión al respecto.

Únase a mí en la conversación en LinkedIn, donde discuto muchas de esas ideas con líderes de opinión y excelentes comunicadores.

Sandeep Kashyap

Sandeep Kashyap es el fundador y director ejecutivo de ProofHub, un software líder de colaboración y gestión de proyectos. Es una persona que siempre busca ideas innovadoras para llenar el vacío de comunicación entre grupos, equipos y organizaciones. Lo encontrarás diciendo: "¡Vamos!" en lugar de "¡Ve!" muchas veces al día. Eso es lo que lo hace escribir sobre el liderazgo de una manera en que las personas se inspiran para soñar más, aprender más, hacer más y convertirse en más.

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¿Cuáles son los tipos de comunicación con los clientes?

8 formas efectivas de comunicarse con los clientes

  • Correo electrónico. En estos días, el correo electrónico parece prácticamente anticuado, pero sigue siendo una de las mejores formas de conectarse con sus clientes porque es conveniente, económico y rápido.
  • Sitio web.
  • Tecnología telefónica.
  • Mensaje de texto.
  • Chat web.
  • Redes sociales.
  • Mensajería de video.
  • Notas manuscritas.

como te comunicas con un cliente

1. Comunicarse bien con los clientes

  1. Construya una relación. Tómese el tiempo para ser profesional y agradable con sus clientes.
  2. Escuche a los clientes. La escucha activa es una habilidad como cualquier otra, y necesitas practicarla.
  3. Usa analogías.
  4. Desarrollar estándares de servicio al cliente.
  5. Resolver disputas rápidamente.

¿Cuáles son los tres aspectos importantes de la comunicación con el cliente?

La importancia de una buena comunicación en las relaciones con los clientes

  • Transparencia. Ser transparente en los aspectos apropiados de su función puede crear una relación con el cliente más sólida y rentable.
  • Integridad.
  • Comprensión/Empatía.
  • Amistad.

¿Qué es la estrategia de comunicación con el cliente?

¿Qué es una estrategia de comunicación con el cliente? Una estrategia de comunicación con el cliente es un plan de negocios integral y coherente para conectarse con clientes potenciales y existentes, respaldado por tácticas específicas para lograr objetivos de marca, marketing y servicio al cliente.

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